Работа с удаленной командой имеет определенную специфику. Сегодня поговорим, как грамотно выстроить процесс контроля удаленных помощников, избежать ошибок в постановке задач и их контроле.

Почему контроль в удаленной работе особенно важен?

При традиционной офисной модели руководитель может лично наблюдать за процессом, быстро реагировать на вопросы подчиненных, корректировать ход работ. При удаленном формате такой оперативный контроль затруднен. Отсутствие постоянного личного контакта создает риски:

• Недопонимание требований и ожиданий менеджера;
• Недостаток самоорганизации и дисциплины у сотрудников;
• Несвоевременное информирование о возникающих сложностях;
• Невозможность в режиме реального времени проверить ход работ.

В итоге все это может привести к срыву сроков, низкому качеству, необходимости постоянных доработок. Поэтому жизненно важно создать эффективную систему взаимодействия с удаленными ассистентами.

Формализация требований и KPI.

Первый шаг - максимально формализовать требования к результату работы. А именно четко определять конечный результат по каждой задаче, ставить требования к качеству, прописать стандарты и шаблоны, установить необходимый порядок действий и этапы работ, и строго ставить сроки выполнения каждого этапа.
Ко всему выше перечисленному можно добавить еще систему мотивации и штрафных санкций за нарушения. Такая формализация задает нужный вектор работы помощника и позволяет объективно оценить результат.

Разбивка проекта на этапы.

Еще один важный инструмент - дробление сложных и крупных проектов на этапы с промежуточными проверками результата. Например, если удаленный помощник готовит аналитический отчет, то разумно выделить такие этапы:

• Предоставление плана исследования;
• Промежуточные результаты анализа;
• Черновик отчета;
• Финальный отчет.

Такая поэтапная схема позволяет выявить ошибки и отклонения от плана.

А что там по трудозатратам?

Для контроля эффективности удаленных сотрудников важно отслеживать фактически затраченное время на задачи. Это можно делать с помощью специального программного обеспечения, которого сейчас различное множество. Это повышает исполнительскую дисциплину.
Не забывайте проводить онлайн-встречи с удаленной командой по скайпу или зуму. Личное общение помогает лучше понять проблемы, с которыми сталкиваются сотрудники, оперативно ответить на вопросы, оценить уровень вовлеченности и увеличить его.

Четкие шаблоны и инструкции.

Подготовьте подробные инструкции и шаблоны документов, чтобы унифицировать и упростить работу.
Например:

• типовые презентации;
• шаблон отчета о проделанной работе;
• инструкция по оформлению первичных документов;
• шаблон писем для клиентов;
• чек-лист с требованиями к кандидату.

Готовые формы и четкие правила оформления задают единые стандарты работы и упрощают контроль результатов.

Обратная связь по итогам заданий.

Отмечайте сильные стороны, указывайте на ошибки и недочеты, давайте рекомендации по улучшению. Такая обратная связь мотивирует сотрудников развиваться и повышать качество работы.
Не менее важно поощрять инициативу сотрудника. Приветствуйте, когда помощники самостоятельно предлагают идеи оптимизации процессов, находят способы повысить продуктивность процесса.
Когда процесс контроля выстроен правильно, это в корне меняет эффективность работы удаленных помощников. Рассмотрим конкретные примеры.

Кейс 1. Оптимизация отчетности.

Ситуация: компания столкнулась с тем, что отчеты от удаленных менеджеров по продажам готовятся слишком долго и зачастую требуют доработок.
Решение: разработали шаблон отчета. Ввели поэтапную схему - сначала предоставляются предварительные результаты, затем черновик отчета и только потом финальный вариант. Закрепили в KPI сроки по каждому этапу. Стали еженедельно проводили короткие индивидуальные созвоны с сотрудниками. 
Результат: среднее время подготовки отчетов сократилось в 2 раза.

Кейс 2. Повышение качества текстов.

Ситуация: удаленные копирайтеры стали сдавать тексты со множеством ошибок и недочетов, что требовало дополнительного времени на исправление и доработку.
Решение: разработали четкий контент-бриф и шаблон текста. Закрепили в KPI требования по грамотности, уникальности, соответствию тону. Стали регулярно предоставлять подробную обратную связь копирайтерам с примерами удачных и неудачных формулировок. Запустили систему мотивации с премиями за лучшие тексты. 
И в результате: доля текстов, требующих доработки, снизилась с 42% до 12%. Качество текстов заметно выросло.
Как видим на примерах, правильный подход к контролю критически важен для эффективности удаленных помощников. Это требует внимания и усилий, но окупается сторицей. Грамотно организованный контроль позволяет повысить производительность удаленных помощников на 30-40% и значительно снизить риск ошибок. 

Сервис удаленных помощников как решение.

Если с нуля выстраивать систему контроля удаленной команды сложно, то можно воспользоваться готовыми сервисами удаленных помощников.
В таких сервисах вся инфраструктура контроля уже настроена. Это избавляет от необходимости разрабатывать систему контроля с нуля. Достаточно просто сформировать требования к задачам, обговорить сроки выполнения, а дальше сервис берет на себя исполнение, организацию и контроль процесса. Сервис удаленных помощников это оптимальный вариант, чтобы быстро получить желаемый результат.