Документы · ЭДО

Электронный документооборот с контрагентами

Счета, УПД и акты уходят контрагенту подписанными и возвращаются в учёт сами. Видно, что подписано, что висит без ответа и что придётся забирать бумагой.

Пока закрывающие документы ходят бумагой, каждый квартал повторяется одно и то же. Бухгалтерия садится сверять и обнаруживает, что из сотни актов вернулось семьдесят. Дальше начинается обзвон: у кого-то документ потерялся, кто-то отправил почтой России месяц назад, у кого-то он лежит на подписи у директора, который в отпуске.

Часть компаний к этому моменту уже подключена к оператору ЭДО - и всё равно страдает. Подключение сделали, а связку с учётом нет: бухгалтер открывает кабинет оператора, скачивает документ, вручную заводит его в 1С, потом идёт в третье место отметить, что подписано. Ручной работы стало больше. Смысл появляется только тогда, когда документ формируется в учёте, оттуда уходит контрагенту и туда же возвращается подписанным.

Оператор ЭДО отвечает за доставку и подпись. За то, чтобы документ не пришлось вбивать в учёт руками, не отвечает никто - это и есть наша часть работы.

Что настраиваем

Обмен с оператором ЭДО из учётной системы: документ создаётся в 1С и уходит контрагенту оттуда же.
Входящие документы от поставщиков: приходят в учёт с реквизитами и позициями, а не PDF-файлом в папку.
Подписание по ролям: кто подписывает счета, кто акты, что делать, когда подписант в отпуске.
Контроль возврата: список документов, по которым нет ответа, с датами и ответственным. Отдельно - те, что контрагент отклонил.
Роуминг: обмен с контрагентами, которые сидят у другого оператора, и понятная картина, с кем он уже работает, а с кем настраивается.
Сверка: чего не хватает к закрытию периода, видно до последнего дня, а не в последний.

Как идёт подключение

Смотрим потокКакие документы уходят и приходят, сколько их в месяц, кто подписывает. Считаем долю контрагентов, которых реально перевести на электронный обмен.
Выбираем оператораПо тому, у кого сидят ваши крупные контрагенты, по тарифам и по тому, как оператор связывается с вашей учётной системой. Договор вы заключаете с ним напрямую.
Связываем с учётомИсходящие формируются из документов учёта, входящие ложатся в него же. Правила соответствия номенклатуры согласуем заранее, иначе входящие встанут на ручной разбор.
Заводим подписантовРоли, права, порядок замещения. Подписи и доверенности оформляете вы вместе с оператором - здесь мы помогаем организационно, а не подменяем вашего бухгалтера.
Подключаем контрагентовПриглашения, роуминг, шаблон письма для тех, кого нужно уговаривать. Начинаем с крупных: они дают основную долю документов.
Запускаем и смотрим первый периодПервый месяц идут отклонения и расхождения в номенклатуре. Разбираем их вместе с бухгалтерией.

Чем это отличается от внутреннего согласования документов

Внутреннее согласование отвечает на вопрос "у кого лежит договор и почему четвёртый день" и живёт целиком внутри компании. Ему хватает журнала действий, никакой электронной подписи там не нужно. Это отдельная услуга - автоматизация документооборота.

ЭДО начинается там, где документ уходит наружу: нужен оператор, квалифицированная подпись и согласие контрагента обмениваться электронно. Здесь появляются роуминг, отклонения, форматы и сроки ответа.

Чаще всего их связывают: договор проходит внутренний маршрут, после согласования уходит контрагенту через ЭДО и возвращается подписанным в ту же карточку.

Документ формируется в учёте и уходит контрагенту оттуда же, без ручного переноса.
Видно, что подписано, что висит без ответа и что отклонено.
Роуминг с другими операторами настраиваем как часть работы.
Договор с оператором и подписи оформляете вы: мы не перепродаём тарифы.

Три объёма подключения

Отличаются тем, насколько глубоко ЭДО заходит в учёт: аккуратное подключение, полная связка с 1С или контур на несколько юрлиц с контролем закрытия периода.

Подключение

Для компании, которая начинает обмениваться электронно и хочет сделать это без хаоса.

от 90 000 ₽

Две-три недели. Разовая работа.

Разбор потока документов и выбор оператора
Настройка рабочих мест и ролей подписантов
Приглашение первых контрагентов и роуминг
Порядок работы на одной странице
Обучение бухгалтерии и ответственных

Подойдёт при небольшом потоке, до сотни документов в месяц. Не подойдёт, если нужно избавить бухгалтерию от ручного ввода - для этого нужна связка с учётом.

Чаще всего берут

ЭДО с учётной системой

Для тех, у кого документы живут в 1С и должны уходить и возвращаться оттуда же.

от 250 000 ₽

От месяца. Разовая работа плюс месяц сопровождения.

Всё из варианта "Подключение"
Обмен с 1С по исходящим и входящим документам
Правила сопоставления номенклатуры поставщиков
Контроль возврата подписанных экземпляров
Отчёт по документам без ответа и отклонённым
Перевод основных контрагентов на электронный обмен

Основной вариант при регулярном потоке закрывающих документов. Избыточен, если учёт ведётся в таблицах.

Контур на группу компаний

Для нескольких юрлиц с общей бухгалтерией и большим потоком документов.

от 500 000 ₽

От двух месяцев. Зависит от числа юрлиц и состояния учёта.

Всё из варианта "ЭДО с учётной системой"
Несколько юрлиц и своих правил подписания в одном контуре
Связка с внутренним маршрутом согласования
Массовое подключение контрагентов и работа с роумингом
Панель закрытия периода: чего не хватает и у кого
Три месяца сопровождения

Для холдингов и компаний с тысячами документов в месяц. Не нужен, если юрлицо одно и поток спокойный.

Частые вопросы

С каким оператором ЭДО вы работаете?

С теми, у кого есть штатный или открытый способ обмена с учётной системой, - крупные операторы это умеют. Выбираем по вашим контрагентам и тарифам, а не по своей партнёрской выгоде: договор вы заключаете напрямую, счета оператора мы не перевыставляем.

Что делать с контрагентами у другого оператора?

Настраивать роуминг. Между большинством крупных операторов он работает, заявка занимает от нескольких дней до пары недель. С кем-то роуминга может не быть - таких обычно единицы, и с ними остаётся бумага. Реальную картину видно после разбора вашего списка контрагентов.

Обязательно ли переводить на ЭДО всех?

Нет, и пытаться не стоит. Считают по объёму: пара десятков контрагентов обычно дают большую часть потока, с них и начинают. Разовые поставщики могут остаться на бумаге.

Кто отвечает за подписи и правильность документов?

Подписи и доверенности вы оформляете со своим удостоверяющим центром и оператором, состав и форматы документов - зона вашей бухгалтерии. Мы не даём юридических консультаций и не решаем за бухгалтера. Наша часть - чтобы документ дошёл, вернулся и лёг в учёт без ручного ввода.

Сколько это стоит содержать?

Тариф оператора зависит от числа отправленных документов и платится ему напрямую. С нашей стороны после запуска обычно нужны только точечные правки: новые виды документов, изменения в номенклатуре, разбор отклонений. Это либо по факту обращений, либо в рамках абонентской поддержки.

Из того же направления. Полный список с ценами - в каталоге услуг.