1С · отчётность

Отчёты из 1С в Google Таблицы

Цифры из учётной системы приезжают в таблицу сами: каждое утро, каждый час или по кнопке. Руководителю не нужны ни лицензия 1С, ни навык работы в ней.

Обычная сцена: руководитель хочет видеть продажи за неделю. Ему заводят учётную запись в 1С, показывают, где отчёт, и на третий день он перестаёт туда заходить. Интерфейс учётной системы сделан для бухгалтера, а не для того, кто смотрит на цифры пять минут в день. В итоге отчёт всё равно делает вручную сотрудник: выгружает, чистит, красит и присылает файлом.

Дело не в лени. В 1С данные лежат так, как удобно учёту: документы, регистры, проведено или не проведено. Чтобы получить понятную строку "выручка по клиенту за месяц", нужно знать, какие документы брать и какие не брать. Один раз это знание можно зафиксировать в коде выгрузки - и дальше отчёт собирается сам.

Руководителю нужны не права в базе, а цифра в том файле, который он и так открывает утром.

Что чаще всего выгружают

Отчёт	Кому нужен	Как часто обновляют
Продажи по клиентам и номенклатуре	Руководителю и продажам	Раз в сутки
Дебиторка с просрочкой по дням	Финансам и продажам	Раз в сутки
Остатки и неснижаемый запас	Снабжению и складу	Каждый час
Поступления и расход денег	Собственнику	Раз в сутки
Заказы в работе и сроки отгрузки	Производству	Каждый час
Себестоимость и маржа по заказу	Собственнику	Раз в неделю

Как это устроено

Договариваемся о цифреЧто именно считается выручкой, входит ли в неё возврат, берём документы по дате отгрузки или по дате оплаты. Половина времени проекта уходит сюда, и это правильно.
Готовим выгрузку в 1СОбработка или HTTP-сервис в вашей базе. Только чтение, ничего не меняем и не проводим. Запускается по расписанию на сервере 1С.
Кладём данные в таблицуОтдельный лист с сырыми данными, поверх него - отчётный лист со сводкой. Ручные правки на нём не затираются при следующем обновлении.
Добавляем сигналКороткая сводка в Telegram или на почту с главными цифрами и отклонениями. Таблицу открывают, когда сводка показала что-то странное.

Чем это отличается от дашборда и от интеграции

Дашборд собирает данные из нескольких систем, живёт в BI и стоит от полусотни тысяч. Здесь источник один - 1С, а витрина одна - таблица. Поэтому цена начинается с двенадцати тысяч, а срок измеряется днями.

От интеграции это отличается направлением. Интеграция - двусторонний обмен: заказ с сайта попадает в 1С, оплата возвращается на сайт. Выгрузка отчётов идёт только наружу и только на чтение, поэтому она безопаснее и дешевле: испортить учёт такой выгрузкой нельзя.

Ограничение честное. Если данные нужны шести отделам, в разрезах и с историей за три года, таблица начнёт тормозить. Тогда правильный ответ - витрина в базе данных и нормальный отчётный слой, и мы скажем об этом до начала работ, а не после.

Доступ в 1С смотрящим не нужен, лицензии на них не тратятся.
Выгрузка работает только на чтение и ничего не меняет в учёте.
Отчёт обновляется по расписанию, а не когда у сотрудника дошли руки.
Главные цифры приходят сводкой в мессенджер, таблицу открывают по поводу.

Три объёма выгрузки

Отличаются числом отчётов и глубиной данных: одна цифра к утру, набор отчётов для нескольких отделов или витрина с историей и разрезами.

Один отчёт

Для случая, когда нужна одна регулярная цифра и её сейчас готовят руками.

от 12 000 ₽

Два-три дня после доступа к базе. Разовая работа.

Согласование методики расчёта
Выгрузка из 1С на чтение
Обновление таблицы по расписанию
Отчётный лист со сводкой

Подойдёт, если отчёт уже существует и понятно, как он считается. Не подойдёт, если методику ещё предстоит придумать с нуля.

Чаще всего берут

Набор отчётов

Для руководителя, которому нужна картина по продажам, деньгам и складу сразу.

от 35 000 ₽

Одна-две недели. Разовая работа плюс месяц правок.

Четыре-шесть отчётов в одном файле
Разрезы по менеджерам, клиентам и номенклатуре
Сравнение с прошлым периодом и с планом
Утренняя сводка в Telegram с отклонениями
Журнал запусков и уведомление о сбое выгрузки
Месяц сопровождения

Основной вариант для компании, где 1С - единственный источник правды. Не подойдёт, если часть цифр живёт в CRM и их нужно сводить вместе.

С историей

Для тех, кому нужны динамика за годы и разрезы, которых в 1С нет.

от 80 000 ₽

От трёх недель. Зависит от объёма базы и качества справочников.

Накопление истории в отдельном хранилище
Отчёты по периодам и когортам клиентов
Расчёты, которых нет в типовой конфигурации
Раздача доступа по ролям: свой лист каждому отделу
Подготовка данных под будущий дашборд
Три месяца сопровождения

Для компаний с большой номенклатурой и длинной историей. Избыточен, если хватает данных за текущий квартал.

Частые вопросы

Это не сломает нам учёт?

Выгрузка работает только на чтение: она не создаёт и не проводит документы, не меняет регистры. Максимум, что может случиться, - отчёт не обновится, и об этом придёт уведомление. Перед запуском согласуем время выгрузки, чтобы она не пересекалась с закрытием периода.

Нужна ли доработка нашей конфигурации?

Обычно достаточно внешней обработки или HTTP-сервиса, а типовая конфигурация остаётся нетронутой - это важно, если её обновляет франчайзи. Если база сильно переписана, сначала смотрим её и только потом называем срок.

Насколько это безопасно, данные же уезжают наружу?

Выгружаются только те поля, о которых договорились, а не база целиком. Таблица живёт в вашем корпоративном аккаунте с вашими правами доступа. Если политика компании не допускает облако, тот же отчёт собираем во внутреннем контуре, но стоить это будет дороже.

Сколько стоит содержать такую выгрузку?

Отдельной абонентской платы нет. Правки нужны, когда меняется методика расчёта или обновляется конфигурация 1С. Обычно это несколько часов в квартал, и мы предупреждаем заранее, если обновление базы затронет выгрузку.

Чем это лучше выгрузки в Excel руками?

Тем, что её никто не забывает сделать и не правит по дороге. Ручная выгрузка всегда содержит чью-то интерпретацию: кто-то убрал возвраты, кто-то добавил заказ, который ещё не отгружен. Автоматическая считает одинаково каждый день, поэтому цифры между периодами сопоставимы.

Из того же направления. Полный список с ценами - в каталоге услуг.