Отчётность · дашборды

Отчётность и дашборды

Сводим показатели из разных систем в один отчёт, который открывают утром. Главное в нём не графики, а то, что цифры сходятся и у каждой есть ответственный.

Совещание, на котором спорят о цифрах, а не о решениях, знакомо всем. Продажи называют одну выручку, бухгалтерия другую, финансовая таблица третью. Полчаса уходит на выяснение, чья правильная, и к вопросу, что с этим делать, никто уже не возвращается.

Формально правы все. Просто в 1С выручка считается по отгрузке, в CRM по сумме выигранных сделок, а в таблице у финансиста по поступлениям на счёт. Пока эти три определения не сведены в одно, любой дашборд будет красивым способом продолжать тот же спор.

Поэтому мы начинаем не с выбора инструмента. Сначала договариваемся, что означает каждая цифра, откуда она берётся и кто за неё отвечает. Только после этого имеет смысл рисовать графики - иначе получается витрина, за которой нет согласия.

У каждой цифры в отчёте должен быть один хозяин. Если на вопрос "почему тут столько" отвечать некому, цифре в отчёте не место.

Откуда обычно расходятся данные

Показатель	Где считают по-разному	Что решаем
Выручка	Отгрузка в 1С, выигранные сделки в CRM, поступления в банке	Выбираем одно определение и фиксируем его в методике
Маржа	Себестоимость с учётом логистики и без неё	Договариваемся, что входит в себестоимость
Заявки	Формы сайта, звонки, письма и повторные обращения одного клиента	Правило склейки дублей и момент, когда заявка засчитана
План выполнения	План ставится в штуках, факт считается в деньгах	Приводим к одной единице и одному периоду
Дебиторка	С учётом отсрочки и без неё	Фиксируем, с какого дня долг считается просроченным

Как собираем

Список вопросов, а не показателейНачинаем с того, какие решения принимаются по отчёту. Показатель, за которым нет решения, в отчёт не попадает, каким бы интересным он ни был.
Методика расчётаНа каждую цифру: источник, формула, период, ответственный. Документ короткий, но именно он потом прекращает споры на совещаниях.
Сбор данныхВыгрузки из 1С, CRM, таблиц, рекламных кабинетов и банка по расписанию. Отдельным слоем - подготовленные данные, из которых уже строится отчёт.
Сводка в мессенджерПервым делом запускаем короткое сообщение утром: главные цифры и отклонения. Оно окупается раньше, чем появится первый график.
ДашбордЭкран с разрезами и историей - для тех случаев, когда сводка показала странное и надо разобраться, где именно.
СверкаПервый месяц сверяем отчёт с тем, как считали раньше. Расхождения находятся всегда, и разобрать их надо до того, как отчётом начнут пользоваться.

Честно: дашборд, в который никто не смотрит, - выброшенные деньги

Мы видели достаточно красивых экранов, которые открывали два раза: на приёмке и через месяц, чтобы показать гостям. Причина простая - чтобы посмотреть отчёт, нужно вспомнить о нём, открыть ссылку и найти нужный разрез. В плотный день этого не происходит.

Поэтому мы начинаем со сводки, которая приходит сама: несколько строк в Telegram или на почту в восемь утра, с отклонениями от плана и от прошлой недели. Её читают, потому что она уже открыта. Дашборд подключается вторым шагом и работает как место, куда идут разбираться, а не как витрина.

Второе честное замечание - про данные. Если в CRM сделки не двигают по стадиям, а в 1С половина документов проводится задним числом, отчёт покажет ровно этот беспорядок. Дашборд не источник правды, он зеркало. Иногда после разбора мы предлагаем сначала починить ввод данных и только потом строить отчётность.

Сначала методика и один хозяин у каждой цифры, потом графики.
Сводка в мессенджер идёт первой: её читают без усилий.
Данные собираются по расписанию, с журналом и уведомлением о сбое.
Первый месяц сверяем новые цифры со старым способом счёта.

Три уровня отчётности

Отличаются не красотой экрана, а числом источников и глубиной сведения: одна утренняя сводка, дашборд с разрезами или отчётный контур на всю компанию.

Утренняя сводка

Для руководителя, которому нужны несколько цифр каждый день, а не экран.

от 50 000 ₽

Одна-две недели. Разовая работа.

Согласование методики по пяти-семи показателям
Сбор данных из одного-двух источников
Сообщение в Telegram или на почту по расписанию
Отклонения от плана и от прошлого периода
Таблица с историей значений

Подойдёт, чтобы проверить, каким цифрам вы действительно верите. Не подойдёт, если нужны разрезы по десяткам клиентов и товаров.

Чаще всего берут

Дашборд руководителя

Для компании, где цифры живут в нескольких системах и их надо сводить.

от 120 000 ₽

От трёх недель. Зависит от числа источников и состояния данных.

Всё из варианта "Утренняя сводка"
Сбор из 1С, CRM, таблиц и рекламных кабинетов
Подготовленный слой данных, а не запросы напрямую в базы
Экран с разрезами, историей и переходом к деталям
Методика расчёта с ответственным за каждую цифру
Месяц сверки и правок после запуска

Основной вариант для компании, где отчёт готовят вручную больше дня в месяц. Не нужен, если весь учёт уже в одной системе и её отчётов хватает.

Отчётный контур

Для нескольких отделов, каждому из которых нужен свой срез одних данных.

от 300 000 ₽

От двух месяцев. Считается по числу источников и отчётов.

Хранилище с историей и регламентом обновления
Отчёты по отделам с разграничением доступа
План и факт, себестоимость, движение денег
Контроль качества данных и сигнал о подозрительных значениях
Обучение сотрудников собирать отчёты самим
Три месяца сопровождения

Для компаний, где на отчётность уходит время нескольких человек. Избыточен, пока нет согласия по методике внутри компании.

Частые вопросы

На чём вы строите отчёты?

По ситуации: Google Таблицы, отечественные BI-платформы, свой веб-интерфейс. Выбор зависит от числа источников, требований к хранению данных и от того, кто будет поддерживать отчётность дальше. Мы не привязываем клиента к платформе, за которую сами получаем комиссию.

Сколько стоит содержать отчётность?

Сам контур обслуживания почти не требует, пока не меняются источники. Деньги уходят на изменения: новый показатель, поменявшаяся методика, обновление 1С или CRM. Обычно это несколько часов в месяц, при желании - по абонентской модели.

Что если данные окажутся неполными?

Это выясняется на этапе методики, и мы говорим об этом сразу, а не рисуем график по пробелам. Иногда решение - поправить ввод в CRM, иногда - честно показать в отчёте, какая доля данных неизвестна. Второе лучше, чем красивая цифра, которой нельзя верить.

Чем это отличается от сквозной аналитики?

Сквозная аналитика отвечает на один вопрос: как реклама превращается в деньги. Здесь шире - продажи, склад, производство, финансы, и главная работа не в связывании источников трафика, а в согласовании методики между отделами. Контуры при этом дружат: рекламные данные становятся ещё одним источником отчёта.

Кому принадлежит результат?

Вам: методика, выгрузки, структура хранилища и сам отчёт. Всё это остаётся в вашем контуре и в ваших аккаунтах. Если дальше вы решите развивать отчётность своими силами, документации для этого достаточно.

Из того же направления. Полный список с ценами - в каталоге услуг.