Документы · согласование

Автоматизация документооборота

Документ идёт по маршруту, а не по почте: видно текущего согласующего, срок и историю версий. Просроченные шаги поднимаются наверх сами.

Пока договоры согласуются письмами, у процесса нет ни одного свойства процесса. Неизвестно, у кого документ. Неизвестно, сколько он там лежит. Неизвестно, какая версия последняя - у юриста своя, у продаж своя, а подписали, как выяснится потом, третью.

Вопрос "где договор" при этом задаётся десятки раз в неделю и всегда одному и тому же человеку. Он и есть текущая система документооборота, только без журнала и с отпуском раз в год.

Согласование ломается не от сложности, а от невидимости. Как только видно, у кого лежит и сколько, сроки начинают выдерживаться сами.

Что появляется

Маршрут: кто согласует, в каком порядке, что происходит при отказе.
Сроки на каждом шаге и подъём просроченных - руководителю, а не в пустоту.
История версий целиком: видно, кто и что правил, можно вернуться к любой редакции.
Единое место хранения: актуальный документ один, а не пять копий по папкам.
Согласование с телефона - для тех, кто редко открывает почту.
Журнал: кто, что и когда согласовал. Полезен и в работе, и при проверке.

Какие документы обычно заводим

Документ	Что даёт автоматизация
Договоры	Согласование юристом, финансами и руководителем по маршруту
Счета на оплату	Заявка на расход, лимиты, подтверждение бюджета
Заявки на закупку	От потребности до заказа поставщику, с историей
Служебные записки	Отпуска, командировки, доступы - без бумаги
Акты и закрывающие	Сбор, проверка и передача в бухгалтерию
Внутренние регламенты	Ознакомление сотрудников с отметкой

Как мы это внедряем

Описываем маршрутыБерём то, как согласуют сейчас, а не как записано в регламенте. Разница между ними обычно и есть главная находка проекта.
УпрощаемУбираем согласующих, которые ни разу ничего не отклонили, и шаги, поставленные на всякий случай. Автоматизировать лишнее - значит закрепить его навсегда.
Собираем системуНа Битрикс24, на своём сервисе или поверх того, что у вас уже стоит. Выбираем по числу документов и по требованиям к хранению.
Запускаем по типамСначала один вид документа целиком, потом следующий. Запуск всего сразу проваливается предсказуемо.

Нужна ли электронная подпись

Для внутренних согласований - нет, достаточно журнала действий: кто нажал, когда, с какого устройства.

Для документов с контрагентами нужна квалифицированная подпись и оператор ЭДО. Это отдельная услуга, и мы её тоже делаем - связываем ЭДО с вашим внутренним маршрутом, чтобы подписанный документ сам возвращался в систему.

Видно текущего согласующего, срок и всю историю версий.
Просроченные шаги поднимаются сами, без напоминаний вручную.
Перед автоматизацией выкидываем лишние согласования.
Запускаем по одному типу документов, а не всё сразу.

Три объёма документооборота

Отличаются числом маршрутов и глубиной связки с учётом: один процесс, документооборот компании или контур с ЭДО и обменом с 1С.

Один процесс

Для самого больного маршрута: обычно это договоры или счета на оплату.

от 150 000 ₽

От трёх недель. Разовая работа.

Разбор и упрощение маршрута
Согласование со сроками и ответственными
Версии и хранение документов
Уведомления и подъём просроченных

Хороший первый шаг. Не закроет остальные виды документов - их добавляют потом.

Чаще всего берут

Документооборот компании

Для организации, где согласуют несколько разных типов документов.

от 400 000 ₽

От двух месяцев. Запускаем по одному типу.

Пять-семь маршрутов под ваши документы
Роли, замещения на время отпуска
Журнал действий и поиск по документам
Согласование с телефона
Отчёты по срокам и узким местам
Обучение и месяц сопровождения

Основной вариант для компании от полусотни человек. Избыточен, когда согласующих трое.

С ЭДО и учётом

Для тех, кому документ нужен не только внутри, но и у контрагента и в 1С.

от 700 000 ₽

От трёх месяцев. Зависит от оператора ЭДО и состояния учёта.

Всё из варианта "Документооборот компании"
Обмен с оператором ЭДО и подписание
Связка с 1С: счета, акты, отгрузки
Контроль возврата подписанных экземпляров
Хранение по требованиям к срокам
Три месяца сопровождения

Для компаний с большим потоком закрывающих документов. Не нужен, если с контрагентами обмениваются бумагой раз в квартал.

Частые вопросы

Нужна ли отдельная СЭД?

Часто нет. Если в компании уже есть Битрикс24, маршруты собираются в нём, и это дешевле отдельной системы. Своё решение имеет смысл при большом потоке документов, особых требованиях к хранению или когда нужна логика, которой в коробке нет.

Сотрудники будут этим пользоваться?

Пользуются, когда согласовать в системе быстрее, чем написать письмо: две кнопки с телефона, уведомление само пришло, искать ничего не надо. Если система требует больше действий, чем почта, её обходят - поэтому мы и режем лишние шаги до внедрения.

Что с документами, которые уже накопились?

Переносим то, что нужно в работе: действующие договоры, актуальные регламенты. Архив обычно оставляют на месте и подключают поиском - переносить десять лет истории дорого и почти всегда бессмысленно.

Сколько времени до первого работающего маршрута?

Три-четыре недели: неделя на разбор, две на сборку, неделя на обкатку с живыми документами. Дольше идёт согласование самого маршрута внутри компании, особенно если у документа несколько хозяев.

Можно ли подписывать документы электронно?

Внутри компании достаточно журнала действий - он фиксирует, кто и когда согласовал. Для внешних документов подключаем ЭДО с квалифицированной подписью и связываем его с внутренним маршрутом.

Из того же направления. Полный список с ценами - в каталоге услуг.