Автоматизация тендеров

И третья беда - сроки. У закупки своя дата окончания подачи, свой срок запроса разъяснений, своя дата подписания контракта. Когда в работе двадцать процедур, всё это живёт в голове и личном календаре, и рано или поздно одна проходит мимо.

Автоматизировать можно поиск, отсев, сборку документов и сроки. Решение, идти ли в закупку и по какой цене, остаётся за человеком - и это правильно.

Что делает система

• Собирает закупки по вашим критериям: регион, отрасль, коды, диапазон суммы, тип процедуры, заказчик. Работает и с закупками по 44-ФЗ и 223-ФЗ, и с коммерческими площадками, откуда можно получать данные.
• Отсеивает заведомо чужое и показывает короткий список, который стоит смотреть глазами. Критерии отсева настраиваются по мере того, как вы отмечаете лишнее.
• Заводит карточку на каждую взятую в работу процедуру: заказчик, предмет, сумма, ключевые даты, ответственный, стадия.
• Собирает комплект документов из шаблонов, подставляя реквизиты и данные из учёта. Устаревшие справки помечает отдельно.
• Напоминает о сроках заранее, а не в день окончания: подача, разъяснения, обеспечение, подписание.
• Ведёт учёт результатов: сколько подали, сколько выиграли, у кого и с каким отрывом проиграли, по каким направлениям идти есть смысл.

Как внедряем

1. Разбираем, что вы ищетеСмотрим с тендерным специалистом последние процедуры: какие брали, какие отбрасывали и почему. Так получаются первые критерии - точнее, чем список кодов, написанный умозрительно.
2. Настраиваем сборПодключаем доступные источники и запускаем отбор. Первые недели вы отмечаете лишнее, а мы подкручиваем правила: короткий список должен стать действительно коротким.
3. Заводим карточку процедурыСтадии от находки до результата, ответственные, даты, файлы. Обычно живёт в CRM или на портале, который у вас уже есть.
4. Собираем комплект документовВаши шаблоны заявок и приложений превращаем в формируемые документы с подстановкой реквизитов, номенклатуры и цен из учёта.
5. Ставим контроль сроковНапоминания по каждой дате, подъём просроченного руководителю, календарь отдела с ближайшими подачами.
6. Включаем учёт результатовИтог по каждой процедуре и отчёты: доля побед, средняя цена, направления и заказчики, где вы сильны.

1. Подходящие закупки приходят сами, вместо ежедневного обхода площадок.
2. Комплект документов формируется из шаблонов с данными из учёта.
3. Сроки подачи и разъяснений под напоминаниями, а не в чьей-то голове.
4. По результатам видно, в каких направлениях участвовать стоит.